středa 15. července 2015

Projekt domu - efektivní spolupráce s architektem

Chystáte se pustit do rekonstrukce nebo novostavby Vašeho vysněného bydlení? Jedná se o největší investici vašeho života a chcete, aby vše proběhlo hladce, nicméně zkušenosti jiných stavebníků s projektanty a architekty nejsou vždy příznivé? Projekt a návrh domu vás jako investory stojí nemalé peníze a věříte, že tato investice se vám vrátí v kvalitním návrhu nejen z pohledu architektonického návrhu, ale také z hlediska kvality zpracování stavební části projektu. Jenže jak dohlédnout na celý proces, když jej vůbec nemáte pod kontrolou? Architektovi (projektantovi) řeknete vaše představy a doufáte, že při další schůzce dostanete návrh vašeho vysněného domu. Celý proces je pro vás „neuchopitelný“ a vy jen čekáte, jak to dopadne. V našem ateliéru jsme se rozhodli, že investora mnohem více vtáhneme do celého procesu, dovolíme mu být součástí našeho projekčního týmu, tak aby mohl včas reagovat, zasahovat a mohl mít neustále pod kontrolou, v jaké fázi se projekt nachází. Jak jsme to dokázali? Využíváme moderní technologie a mimo jiné jednoduchou aplikaci Trello. Pojďte se hlouběji podívat, jak to celé funguje v praxi a proč zvolit právě nás až budete řešit projekt rodinného domu.




Myšlenka použití nástroje pro lepší spolupráci s klientem se začala vyvíjet jako náš vnitrofiremní systém pro přehlednou a organizovanou práci. Po velmi krátkém čase jsme si však uvědomili mnohem vyšší potenciál a přesah s klienty. Denně přicházíme do kontaktu se širokou škálou osobností v oblasti projektování (statik, investor, úřady…) Každý z nich do projektu vnáší svůj úhel pohledu, své závěry, doporučení a požadavky. Ve chvíli, kdy na projektu pracuje více lidí a pouze jeden z nich komunikuje s investory, úřady a statiky a jiný zase celý projekt rýsuje, může důležitá informace uniknout. Pak se úplně snadno může stát, že důležitá statikova poznámka už se nedostane k projektantovi, který vše rýsoval a na vše se přijde až na stavbě, kde můžou nastat problémy, jež navýší celý rozpočet stavby.



Po konzultaci s odborníkem ve firmě Workline.cz Markem Dedeciem jsme začali používat webový nástroj Trello – www.trello.com a téměř okamžitě jsme měli v projektech mnohem větší přehled mezi jednotlivými kolegy ve firmě. Firma nás zaškolila, vysvětlila, jak si vše organizovat a sladit. Po krátkém ověření tohoto nástroje ve firmě, jsme si uvědomili, jaký přesah může mít ve spolupráci s našimi investory.



Hlavní důvody ke změně?

Většina našich zákazníků na začátku tvrdí, že je velmi těžké najít někoho, kdo by jim pomohl vytvořit přehled, co projekční fáze znamená, co všechno musí sami zajistit, aby mohli začít bez problémů stavět. Počáteční fáze studie slouží ke zjištění důležitých informací k zadání, aby se mohlo začít s návrhem. Často se nám v této fázi stávalo, že v průběhu návrhu přicházely nějaké další a nové podněty a poznámky od klienta. Některé z nich navíc zahrnovaly informace, které byly důležité v pozdější fázi projektu, a tudíž bylo důležité tyto informace někde uchovat a nezapomenout. Ve chvíli, kdy takových informací bylo více než jedna nebo dvě, vznikala mnohem větší pravděpodobnost zapomenutí nebo přehlédnutí a zvyšovalo se riziko chyb v projektu a následné realizaci.

Proč Trello a jeho hlavní přínos pro klienty?

1) Transparentnost 

Klient má neustále přehled, v jaké fázi se projekt nachází, na čem zrovna pracujeme. Sdílíme společně veškeré výstupy, které byly vytvořeny. Klient i my máme možnost připisovat poznámky a úkoly, které je potřeba udělat. Jednotlivé kroky ohodnocujeme počtem hodin, kolik na práci odhadujeme a kolik času nad tím reálně strávíme a jakýkoli požadavek může být bez problému splněn. Klient dostane jen to, co si společně odsouhlasíme v jednotlivých krocích a neplatí nic navíc (co by nechtěl).

„Svůj projekt sledujeme a vytváříme společně s architektem“



2) Výměna informací

Kdykoli klienta napadne nějaká důležití informace, ať je to o půlnoci nebo v pravé poledne, nemusí čekat, až bude 8 hodin ráno, aby nám to mohl zavolat. Stačí vše zapsat do Trella a nám už přijde připomínka s klientovým požadavkem. Dokonce je vše zařízené tak, aby měl klient možnost kdykoli jasně dát najevo, jestli je informace určená konkrétní osobě. Obrovskou výhodou je, že všechny informace zůstávají na jedné hromadě, nezapadají v historii jiných emailů, které denně dostáváte.

„Všechny informace mám viditelné na jednom místě, odkudkoli a v kteroukoli denní dobu.“


3) Přehled ve financích

Díky našemu novému systému spolupráce s klienty jsme přešli na hodnocení naší práce v hodinách. Lidé jsou většinou překvapeni a vybaví se jim nepříjemné zkušenosti, že platí hodinově někomu, kdo nepracuje s nasazením a tak klesá motivace projekt „rychle“ dokončit. Abych to uvedla na pravou míru, toto je opravdu mylná informace. Představte si sami sebe v práci, kolik na Vás čeká úkolů, a jak se snažíte pracovat s maximálním nasazením jeden po druhém dokončit, protože za nimi čeká řada dalších a nových úkolů a požadavků. Přesně stejným způsobem pracujeme my. Přicházejí neustále nové projekty a proto je našim cílem, každý projekt odpracovat v co nejkratším možném čase. Trello navíc slouží pro nás také jako nástroj, kde dopředu se snažíme definovat jednotlivé kroky, které si také časově přibližně ohodnotíme. Klient má tak neustále přehled o jednotlivých krocích, jejích časové náročnosti a má možnost si říct, zdali daný požadavek potřebuje, a nebo nepotřebuje a okamžitě má přehled o ceně. Na začátku si s klientem domluvíme přibližný rozsah hodin (př. 50 – 60 hodin). Pokud klient v průběhu projektu změní požadavky nebo chce zpracovat něco navíc, rádi a bez žádných komplikací s přenastavením fixní ceny, mu požadavek splníme a pouze jej upozorníme na to, že to nebylo součástí původního rozsahu. Výsledkem je projekt, který se šije přesně na míru dle komplikovanosti a rozsahu daného projektu. 

„Vím za co platím a nedostávám, co nechci“

Příklad z praxe

Příklad projektu novostavby v Trellu

Máme možnost sdílet všechny přílohy

Zpětná vazba našich klientů

„Chtěl bych Vám a Vaší kolegyni ještě jednou poděkovat za spolupráci. Byli jsme s ženou velmi potěšeni z Vašeho přístupu, invence, transparentnosti a profesionality obecně, kde co bylo domluveno, tak platilo. Těžko by nás taky napadlo, jak k nepoznání jde ze starého interiéru udělat nový. A nakonec i do rozpočtu se v udržitelné časové ose vejdeme. Přejeme mnoho dalšího úspěchu a těšíme se na další případnou spolupráci.“


Závěr

Samotný systém může působit dojmem kontroly a ztráty soukromí, ale není tomu tak. Vnáší totiž do naší spolupráce s klientem dávku otevřenosti a okamžité komunikace s minimálními časovými nároky. Klient sám kontroluje průběh práce, pohotově může reagovat na jednotlivé fáze projektu, vkládat poznámky, obrázky atd. Naopak projektant získá oporu a fakta, která se v případně nedorozumění jednoduše dají dohledat. Férovost tak nezůstává jen ve verbální rovině, jako tomu často bývá, ale stává se procesem, kdy si obě strany udržují svoje časové a finanční investice a vyhodnocují si, co je pro ně ještě přínosem a bez čeho se obejdou. Nemůže se stát, že za vámi přijdeme s návrhem domu, který se Vám nejen že nelíbí, ale navíc už vás práce na něm stála spousty peněz. U nás se může stát, že s některou částí nesouhlasíte nebo máte jiný názor, ale díky pravidelným schůzkám po krátkých intervalech máte možnost včas zasáhnout a navést nás na cestu vašich představ a snů.

Naší snahou je neustále zlepšovat procesy tak, aby se klienti ve spolupráci s námi cítili komfortně. Design a architektura je pro výsledný dům velmi důležitý a vše by mělo správně fungovat nejen provozně a funkčně. Víme, že i když navrhneme sebelepší stavbu, správný výsledek zajistí kvalitní spolupráce mezi klientem, architektem a stavební firmou. 

Napsala: Patrícia Valentová a Jana Dedecius Martochová



Žádné komentáře:

Okomentovat